Orchestrate the process – Hoe structuur in je salesproces leidt tot meer deals

Door je touchpoints per segment zorgvuldig te plannen, breng je ritme en voorspelbaarheid in je salesproces. In combinatie met een waterdichte activity planning zorgt dat ervoor dat geen enkele lead of klant nog door de mazen van het net glipt.

Zoals een dirigent harmonie brengt in het orkest, zorg jij voor ritme en consistentie in je commerciële aanpak. Geen ad hoc sales meer, maar een plan dat effectief resultaten oplevert.

Orchestrate the process. How To?

Je kan niet voor elke account hetzelfde doen. Afhankelijk van het segment waarin een account zich bevindt, kies je andere contactmomenten. Een warme klant met veel potentieel behandel je niet zoals een ijskoude suspect wiens waarde je nog moet inschatten (lees hier verder als dit nog niet duidelijk is).

Zodra je segmenten scherp staan, kan je de customer of prospect journey per segment uittekenen. Welke touchpoints zorgen voor conversie, tevredenheid en loyaliteit?

Die touchpoints vormen een samenspel van marketing- en salesacties die elkaar versterken. Door marketing en sales even los van elkaar te bekijken, krijg je meer grip en focus: waar kunnen we acties opzetten die commerciële groei versnellen?

Belangrijk in deze fase is dat je rekening houdt met Return on Investment én met de grootte van je team. 1-op-1-salesacties zijn per definitie duur, terwijl het voor veel marketingacties weinig verschil maakt hoeveel accounts er in scope zijn. Daarnaast moet sales focus kunnen houden: de beschikbare prospectietijd bepaalt rechtstreeks hoeveel accounts je realistisch kan toewijzen.

Hoe dat er indicatief kan uitzien?

Vervolgens werk je de acties verder uit en verfijn je de prospect/customer journey per segment:

Marketing

• Welke content krijgt wie te zien en wanneer?
• Hoe vertaalt zich dit in de kanalen die we gebruiken?
• Wat is de frequentie van de acties die we opzetten?
• Hoe leggen we telkens de link naar de focus van sales?
• …

Sales

• Hoe ziet de outbound sequentie eruit ?
• Welke informatie delen we wanneer ?
• Wat/wanneer zijn onze fysieke contactmomenten?
• Hoeveel energie steken we in elke account?
• …

Sommige acties gelden voor alle accounts in scope (zoals je always-on marketing), andere verschillen per segment. Enkele voorbeelden:

• Account Based Marketing via thought leadership ads op een beperkte groep prospects met veel potentieel, terwijl sales daar parallel contact zoekt.
• Outreach tools en semi-gepersonaliseerde boodschappen voor low value prospecten waar je minder salescapaciteit wil inzetten.
• Key Account Management waarbij je decision makers verder in kaart brengt bij bestaande klanten met veel potentieel.
• Exclusieve events voor accounts met groot strategisch potentieel.
• …

Een sterk salesplan leeft in je CRM, niet in je hoofd. Voor elke account in het systeem moet het duidelijk zijn wat de volgende stap is (dit kan zowel een 1/1 sales contact zijn als een marketingactie uiteraard).

Het plannen van duidelijke follow-up taken brengt structuur en consistentie in je activiteiten. Zo benader je prospects en klanten op het juiste moment, met de juiste boodschap.

Bedrijven die hun CRM gebruiken als toekomstgerichte planningstool (en niet enkel als logboek van het verleden) bouwen een veel stabielere pipeline.

Wat is daarbij cruciaal?

• Duidelijke regels. Op elke prospect met hoog potentieel moet een opvolgtaak staan. Geen uitzonderingen.
• Elke actie krijgt een vervolg. Dat kan een call zijn, een kennismaking met concreet doel, of een uitkwalificatie. Belangrijk: een prospect verdwijnt pas uit de funnel na een duidelijke, wederzijdse conclusie. “Geen interesse” is geen argument.
• Gebruik heldere activity types in je CRM (bv. eerste prospectiegesprek, demo meeting, service meeting). Dit zorgt voor duidelijke rapportering en betere analyse achteraf.

Deze stap vraagt discipline, maar is misschien wel de belangrijkste van dit hele artikel. Consistente opvolging bepaalt het verschil tussen een pipeline en een postvak vol gemiste kansen.

Zorg daarom voor duidelijke afspraken binnen het team. Alleen zo creëer je harmonie in je opvolging en voorkom je discussies achteraf.

Niet alles hoeft handmatig te gebeuren. Moderne tools maken het makkelijk om terugkerende stappen te automatiseren. Denk aan:

• Automatisch een taak aanmaken zodra je een vorige afsluit;
• Automatische multichannel-sequenties (e-mail, LinkedIn, call…);
• Reminderflows voor opvolging van inactieve leads.

Automatisatie zorgt voor efficiëntie en vermindert de kans op menselijke fouten zonder in te boeten aan persoonlijkheid.

Een goed georkestreerd salesproces is nooit “af”. Het is geen statisch plan, maar een systeem dat je voortdurend moet testen, bijsturen en verbeteren.

Bouw meten en evalueren structureel in. Kijk verder dan omzet of aantal deals. Analyseer ook:

• Hoeveel calls of meetings werden uitgevoerd?

• Hoeveel openstaande taken blijven liggen?

• Welke volgorde van activiteiten leidt effectief tot gesprekken?

Gebruik data niet om af te rekenen, maar om ownership te stimuleren. Transparantie helpt salesmensen om zelf te sturen en te ontdekken wat werkt om een deal te closen.

Het mooie aan “Orchestrate the process” is dat je jezelf niet langer hoeft te forceren tot creatieve ingevingen op maandagmorgen. Je weet gewoon: vandaag bel ik deze vijf accounts, volg ik die drie klanten op, en zet ik een nurturingcampagne op voor dat segment.

Discipline verslaat inspiratie. Elke dag opnieuw.

Wil je groeien in sales? Zorg dat je processen die groei kunnen dragen. Kies bewust (Choose wisely) en orkestreer je aanpak (Orchestrate the process). Zo bouw je aan een repeatable, voorspelbare salesmachine met meer deals als resultaat.