Wees je bewust van de psychologische reflexen bij je contactpersoon:
1. Relaties voelen als ‘hun terrein’
Volgens de territoriality theory verdedigen mensen niet alleen fysieke, maar ook sociale en symbolische ‘gebieden’. Een relatie met een interne beslisser — bijvoorbeeld een CEO of director — kan voor je contactpersoon aanvoelen als zo’n terrein. Ze hebben toegang opgebouwd, vertrouwen verdiend. Als jij daar zomaar in beweegt zonder context, voelt dat als een inbreuk op hun invloed.
2. Mensen willen controle houden
Zodra jij rechtstreeks contact legt met iemand anders, roept dat onzekerheid op: Wat wordt er besproken? Gaat dat impact hebben op mijn werk? Moet ik straks iets uitleggen?
Onzekerheid triggert spanning. En spanning leidt vaak tot voorzichtig of defensief gedrag.
3. Niemand wil afgerekend worden
Stel dat het gesprek met de eindbeslisser niet goed loopt of onverwachte vragen oproept. Dan ontstaat de angst dat er met de vinger gewezen wordt. Dat is impression management: je contactpersoon probeert reputatieschade te vermijden.
4. Het raakt hun professionele identiteit
Voor veel mensen is de relatie met interne stakeholders een essentieel onderdeel van hun toegevoegde waarde. Ze zien zichzelf als ‘de tussenpersoon’, ‘de filter’, ‘de bewaker van relevantie’. Als jij ineens rechtstreeks contact legt met ‘hun’ stakeholder, voelt dat voor hen als een rolverlies. Alsof hun positie of betekenis wordt uitgehold. Deze reactie is niet irrationeel, wel menselijk en verdient dus zorgvuldige communicatie.
Dit is waar veel relaties blijven hangen. Je wéét dat je moet verbreden, maar je maakt het spannender dan het is. Dat zit niet in de feiten, maar in de framing. En die bepaal jij.
1. Het begint bij jouw mindset
Stop met denken dat je toestemming nodig hebt. Het betrekken van andere beslissers is geen delicate operatie, het is een normaal onderdeel van jouw rol. Als jij het vanzelfsprekend vindt, voelt de ander dat ook. Zet jezelf dus niet in de positie van een vragende partij. Dat creëert automatisch een machtsonevenwicht.
2. Breng je boodschap kort, feitelijk en zelfverzekerd
Mensen reageren beter op duidelijke, rustige communicatie zonder omwegen. Niet uitleggen. Niet verantwoorden. Wel: informeren en meenemen. Bijvoorbeeld: “We merken dat dit thema ook andere mensen raakt, dus we spreken even met X om zijn/haar kijk te horen. We houden je uiteraard in de loop” of “We stemmen ook even af met X om te zien hoe dit past binnen het bredere plaatje. Laat gerust weten als er iets is dat we zeker moeten meenemen”. Deze zinnen normaliseren het contact (zonder toestemming te vragen), behouden respect en samenwerking en vermijden dat je contact zich buitenspel gezet voelt.
3. Vermijd verontschuldigingen
Zinnen als “Ik wil jou niet passeren…” en “Ik hoop dat je het niet erg vindt…” lijken empathisch, maar zijn triggers voor defensief gedrag. Je wekt er zelf mee de suggestie dat je iets fout doet en plaatst de ander onbedoeld in een positie om daarover te oordelen. Door het risico op conflict te benoemen, roep je het net op.
Soms krijg je geen ‘ja’, maar ook geen expliciete ‘nee’. De sleutel is: niet forceren, maar wél blijven bewegen. Dit zijn je opties, in volgorde van voorkeur:
1. Blijf rustig, professioneel en nieuwsgierig
Weerstand is vaak een vorm van bezorgdheid. “Ik merk dat je twijfelt, wat maakt dat?” Met die vraag haal je de spanning uit de lucht, en toon je respect zonder toe te geven.
2. Bied samenwerking aan (voorkeursaanpak)
“Als je wil, ben je uiteraard welkom bij het gesprek.” Je behoudt de regie, maar geeft ruimte. Het versterkt de samenwerking en vermindert het gevoel ‘buitenspel’ te staan.
3. Gebruik de paraplutechniek (alternatief, sterk bij nieuwe relaties)
Plaats je vraag in een groter, extern kader. Daarmee haal je de druk weg bij je contactpersoon én bij jezelf. “Vanuit mijn opdracht is het belangrijk dat ik in contact kom met de verschillende betrokken beslissers. Mijn leidinggevende heeft me gevraagd om die gesprekken op te starten. Zou jij me kunnen helpen om dat vlot te organiseren?” Dit werkt, omdat je het niet als jouw persoonlijke initiatief positioneert, maar als iets dat hoort bij je rol. Dat activeert de natuurlijke reflex om mee te helpen.
4. Geef hen controle over het proces (alleen als het echt niet anders kan)
“Als jij het handig vindt om het gesprek te plannen of te introduceren, dan kan dit ook.” Let op: dit is niet de voorkeursaanpak, doe dit dus alleen als het echt moet. Je geeft hier de regie uit handen. Als je dit doet, blijf dan proactief opvolgen. Niet dwingend, wel vasthoudend.
Als je nooit beweegt buiten je contactpersoon, blijft je olievlek klein.
Als je wacht tot het vanzelf gebeurt, gebeurt het vaak niet.
En als jij het spannend blijft vinden, zal de relatie ook niet verder bewegen.
Kortom. Het mag gevoelig liggen, maar het moet gebeuren.
