In de zomer van 2025 gingen Protime en Silk samen aan de slag, met een dubbele doelstelling: vanuit een concrete outbound campagne onderzoeken hoe prospectie op een structurele manier kan worden aangepakt.
Al snel werd duidelijk waar de grootste groeikansen lagen:
- Het zicht op de niet-klantenmarkt kon vollediger en actueler;
- De contactdata in Salesforce was voor verbetering vatbaar: van slechts een deel van de niet-klanten was een HR-contactpersoon gekend;
- Prospectie gebeurde eerder ad hoc, zonder vaste segmentatie of sequentie;
- Oudere contacten zoals lost opportunities of inactieve klanten werden nog niet systematisch opgevolgd.
Het gevolg: een onvoldoende voorspelbare pipeline vanuit outbound.
- Voorbereiding: een volledig zicht op de markt
Samen met Protime bakenden we een helder marktsegment af en startten we met een blinde data-oefening om de total addressable market binnen dat segment in kaart te brengen en te matchen met de data in Salesforce.
Zo ontstond voor het eerst een volledig beeld van de niet-klantenmarkt: een total addressable market van een duizendtal bedrijven binnen het gekozen segment, verrijkt met intentparameters die de nood aan een oplossing als Protime vergroten: ploegenarbeid, multi-site werking, groei, fusies en overnames, complexe arbeidsreglementen.
Daarna werd elke account toegewezen aan een segment op basis van twee parameters: hoe dicht staat het bedrijf vandaag al bij Protime, en hoe groot is het potentieel? Het principe: start waar potentieel, engagement en intent het hoogst zitten, en werk zo de markt stap voor stap af.
Via een dataverrijkingsoefening op contactniveau werd de prospectielijst vervolgens bel- en mailklaar gemaakt.
- Messaging op maat van elk segment
Voor elk segment werd een eigen sequentie en boodschap uitgewerkt. De segmenten liepen van warm naar koud: inactieve klanten, lost opportunities, open en gesloten leads, klanten van zusterbedrijf SD Worx, en koudere segmenten op basis van intent zoals ploegenarbeid, productie, retail en multi-site.
Persoonlijk en gebaseerd op de historiek voor de warme segmenten, vanuit specifieke sectorpijnen en actuele triggers (zoals de nieuwe wetgeving rond ploegenarbeid en de Europese loontransparantierichtlijn) voor de koude segmenten. Telkens met een opwarmingsfase via relevante content om het telefoontje zachter te laten landen en de kans op een afspraak te vergroten.
- Uitvoering en opvolging: geen losse eindjes
De campagnes liepen via Outreach en Salesforce, met een strak ritme van mails, calls en voicemails. Cruciaal: we wilden de hele markt uitkammen en geen enkel los eindje achterlaten.
Er waren dus maar drie mogelijke uitkomsten per account:
- Een afspraak met één van de accountmanagers
- Een logische volgende stap in Salesforce op basis van een kwalitatief gesprek met de decision maker
- Diskwalificatie van de account op basis van heel duidelijke redenen
Dit betekende ook dat elke “nee” die we via mail kregen, werd nagebeld om te begrijpen waarom en de best next action te bepalen. Door dit zo te doen, bouwt elke campagne verder op de vorige.
Voor de volledige markt in dit waardevolle segment weet Protime vandaag exact waar ze staan en wat de vroegst mogelijke conversiedatum is.
- Bijna drie vierde accounts werden actief bewerkt via gesegmenteerde campagnes;
- Kwalitatieve meetings met HR- en operationele beslissers, met concrete vervolgstappen en opportuniteiten als resultaat. Opvallend: heel wat geboekte meetings kwamen uit lost opportunities, dit is dus absoluut iets om in de toekomst verder te verankeren;
- Meer dan 500 taken en next steps in Salesforce, waardoor Protime voor het eerst beschikt over een structurele activity pipeline waarop de volgende jaren verder kan gekapitaliseerd worden
- Sales kan proactief verkopen in plaats van enkel te reageren op inbound leads: top-of-mind blijven tot het moment dat deze bedrijven wel koopklaar zijn, bijvoorbeeld omdat hun huidige licentie stopt.
- De markt systematisch uitkammen loont: in een verzadigde markt als België kan er niet langer intuïtief geprospecteerd worden. Wie structureel segmenteert en opvolgt, boekt ofwel meteen succes, kwalificeert uit, of vult de toekomstige pipeline. Deze aanpak geeft veel meer efficiëntie en vermijdt dat accountmanagers keer op keer hetzelfde werk moeten doen.
- Warme historiek is goud waard. Lost opportunities en inactieve klanten vormen vaak de sterkste strategische pipeline, als je ze systematisch opvolgt. Vaak is de situatie intussen veranderd (nieuw budget, nieuwe verantwoordelijke, nieuwe prioriteiten) waardoor de timing nu wel klopt.
- Relevantie verslaat volume. Sectorgerichte boodschappen en actuele triggers, zoals nieuwe wetgeving, maken gesprekken vlotter en verhogen de conversie naar meetings.
- Van demand capturing naar demand creation. De meeste prospecten zijn vandaag nog niet actief op zoek. Wie enkel wacht op koopklare meetings, mist de grootste groep. Vroeg in de funnel waarde bieden, los van een productdemo, positioneert je als adviseur nog voor de vraag er is.
- Outbound is multichannel. Mail en telefoon vormen de ruggengraat, maar marketing die dezelfde accounts opwarmt met relevante content maakt elke call warmer. Sales en marketing die aan hetzelfde verhaal werken, creëren samen veel meer contactmomenten dan sales alleen ooit kan.
- CRM moet evolueren van logboek naar stuurinstrument. Wie elke interactie vastlegt én next steps inplant, bouwt een voorspelbare pipeline.
Benieuwd hoe dit eruitziet voor jouw organisatie?
Een structurele outbound-aanpak begint met een volledig beeld van je markt. Neem contact op, we denken graag mee.
