Sales Tech Ontmanteld: een multipurpose tool als CRM-systeem

Datakwaliteit
Bedrijven en contacten vormen de ruggengraat van elk CRM. Maar net die data is het moeilijkst om up-to-date te houden. Verouderde gegevens en dubbele records blijven een bron van frustratie. Hoe meer modules je software bevat (CRM, finance, support…), hoe groter de kans dat dit probleem uitvergroot.

De definitie van een “bedrijf”
Een veelvoorkomend probleem is de definitie van een bedrijf. Is een bedrijf elke juridische entiteit met een apart btw-nummer, of beschouw je het grotere geheel als één entiteit?  Voor salesteams is dat vaak het laatste, terwijl finance per facturatie-eenheid een aparte entiteit nodig heeft. Maar waar log je dan contacten, activiteiten en opportuniteiten als er geen moeder-dochterstructuur beschikbaar is? Zonder duidelijk kader dreigt sales al snel het overzicht te verliezen en worden er activiteiten gelogd op verschillende records die eigenlijk bij elkaar horen. 

Een overload aan contacten
Multipurpose systemen bevatten vaak véél meer contacttypes: facturatie, eindgebruikers, leveranciers… Handig voor administratie, maar voor sales wordt het zoeken naar de juiste beslisser tijdrovend. Dit los je enkel op als je systeem toelaat te segmenteren op rollen, functiegroepen en interessegebieden. Controleer dus goed welke custom fields je kunt inzetten en hoe deze ook op bedrijfsniveau werken.

Gebruik je een ATS als CRM? Dan loont het om na te gaan of en hoe kandidaten gekoppeld kunnen worden aan klantcontacten. 

Kernboodschap: Hoe groter de scope van je tool, hoe groter het risico dat de datakwaliteit en -structuur onder druk komt te staan.

Een waterdichte funnel
Multipurpose tools missen soms CRM-basisfunctionaliteiten. Een voorbeeld is het lead-object – essentieel om inkomende leads te registreren en kwalificeren. Ontbreekt dit, dan gaat opvolging vaak buiten het systeem om, met lekken in je funnel als gevolg.

Pipelinezicht
Bij het opvolgen van opportuniteiten is het cruciaal dat je tool voldoende flexibiliteit biedt. Kun je meerdere pipelines beheren (bv. voor rekrutering, nieuwe klanten, upsell)? Is financiële forecasting mogelijk? Als dat niet kan, dreig je opnieuw terug te grijpen naar excelsheets  en dan verliest de geïntegreerde tool zijn kracht. 

Activiteiten en opvolging
Een pipeline is maar zo sterk als de opvolging. Check dus of je tool toelaat om taken en meetings te registreren, te koppelen aan bedrijven én deals, en te integreren met agenda en mailbox. Als dit niet goed is opgezet, mis je het totaalbeeld van wat er gebeurt binnen een account. Slimme automatisatie hier – bv. een taak die automatisch volgt na een meeting – zorgt uiteraard ook voor heel wat efficiëntie.

Kernboodschap: Zonder sterke salesfundamenten is een multipurpose tool een zwakke basis voor je commerciële processen.

Marketing automation
Multipurpose CRM’s hebben vaak beperkte marketingmodules of werken via integraties. Belangrijke vragen:

• Kun je segmenteren op alle gewenste filters, ook custom velden?

• Is er een two-way sync zodat je in CRM ook reacties ziet (opens, clicks, unsubscribes)?

• Ondersteunt het systeem meerdere opt-ins (GDPR)?

• Zijn geautomatiseerde flows mogelijk?

Automatisatie
Automatisatie gaat vandaag veel verder dan een eenvoudige workflow. Denk aan nurture-campagnes die automatisch starten bij een inbound lead die in het systeem komt. Vraag je dus af: kun je eigen triggers en acties definiëren, of zit je vast aan standaard scenario’s?

Kernboodschap: marketing en automatisatie vragen flexibiliteit. Te beperkte functionaliteit leidt tot workarounds en verlies van schaalbaarheid.

Rapportering
Zonder inzicht stuur je blind. Multipurpose tools missen soms de standaardrapporten die je nodig hebt, waardoor je extra moet investeren in maatwerk. Minimaal moet je kunnen rapporteren op financiële forecasts, salesinspanningen per accountmanager, conversies en hitrates per funnel-fase.

Integraties en plug-ins
De kracht van moderne sales zit vaak in integraties: LinkedIn Sales Navigator, outreachtools zoals Lemlist of Salesloft, meetingrecorders zoals Fireflies of Leexi. Ondersteunt jouw tool die koppelingen niet? Dan gaat de beloofde efficiëntiewinst verloren en stapelt manueel werk zich snel op.

Kernboodschap: Groei vraagt schaalbare inzichten én vlotte integraties. Ontbreken die, dan loop je achter de feiten aan.

Multipurpose tools bieden gemak, zeker bij de start. Maar laat je niet verblinden door de belofte van eenvoud. Zodra je het systeem écht wil gebruiken voor gestructureerde salesopvolging, marketingflows, automatisatie of rapportering, bots je vaak op grenzen.

Wie echt wil groeien, moet vooraf helder hebben welke processen prioriteit hebben. Zo voorkom je teleurstellingen en zorg je ervoor dat je software je business ondersteunt en niet andersom.